כיצד להכין W-2 שכר ו מס דוחות

מהו טופס W-2?

טופס W-2 כולל מידע על שכר העובד ששולם בשנה הקלנדרית הקודמת וניכוי משכר זה, וכן מידע על הטבות וניכויים אחרים משכר.

מתי W-2 Forms Due?

W-2s הם עובדים עד סוף ינואר, עבור השנה הקלנדרית הקודמת. אם 31 בינואר הוא סוף שבוע או חופשה, הדיווחים צפויים ליום העבודה הבא. הנה סוף סוף שנה מס שכר דיווח תאריכי היעד עבור השנה הנוכחית.

- <->

טפסים W-2 הם בשל המינהל לביטוח לאומי על ידי ינואר 31. לאחר שנתת W-2 טפסים לעובדים, עליך גם להגיש טפסים אלה, יחד עם טופס משדר W -3, למינהל לביטוח לאומי (SSA).

המועד האחרון בינואר הוא ניסיון לרסן את הונאת המס, אבל זה אומר שאתה צריך לתת טפסים W-2 לעובדים בתחילת ינואר, כך יש להם הזדמנות לבדוק אותם לפני שהם מוגשות. חלוקה מוקדמת יותר לעובדים תפחית את השגיאות בטופסי W-2, כך שאין צורך להגיש תיקון W-2.

-> ->

איסוף מידע להכנת טופסי W-2

המידע עבור טופס זה מגיע מרשם השכר שלך, המציג סכומים שנתיים עדכניים עבור כל עובד עבור שכר וניכוי, יחד עם ניכויים עבור תוכניות רפואיות, חשבונות חיסכון בריאותיים ופריטים אחרים.

להלן פרטים נוספים על המידע שתצטרך כדי להכין את טופסי W-2.

קושי: ממוצע

->

זמן נדרש: תלוי במספר העובדים ומספר הניכויים ותשלומים נוספים

הנה כיצד להכין טופס W-2

מידע מעסיק
עבור כל W- 2 שתכין, יהיה עליך לכלול מידע על העסק שלך: מספר זיהוי מעסיק (EIN) ושם המעסיק וכתובתו.

מספר בקרה
ייתכן שתרצה להוסיף מספר בקרה פנימית בכל W-2, אם אתה משלם עובדים רבים. אתה יכול ליצור את המספר בעצמך, או התוכנה שלך הכנת שכר עשוי ליצור את המספר הזה.

עובד הרווחים אתה צריך גם

• סך השכר, טיפים, פיצויים אחרים (תיבה 1). זה שכר ברוטו עבור כל העובדים לשעה ושכירים.
• סך הכל ניכוי מס במקור (תיבה 2)
• סך השכר בביטוח לאומי (עד למקסימום הביטוח הלאומי) (תיבה 3). תשלום כלשהו אינו נכלל שכר סוציאלי, כך תצטרך לצמצם את הערך על ידי סכומים אלה.
• סך הכל ביטוח לאומי ניכוי מס (Box 4)
• סך כל שכר Medicare וטיפים (כמו השכר הכולל) (תיבה 5)
• מס רפואי נידון (תיבה 6). סכום זה כולל את הסכום של מס נוסף Medicare עבור עובדים בשכר גבוה יותר.
• עצות לביטוח לאומי (תיבה 7) וטיפים מוקצים (תיבה 8)

1. לאחר מכן, תזדקק למידע על העובדים ועל סך השכר והניכוי עבור כל עובד בשנה שעברה:

2. תשלומים אחרים. ייתכן ששילמת מראש תשלומי EIC (זיכוי הכנסה שנצברו) (תיבה 9) והטבות טיפול תלויות (תיבה 10) ששולמו לעובדים.

3. מידע על השתתפות בתוכנית פרישה, עובדים סטטוטוריים
   על כל W-2 עליך לבדוק את התיבה המתאימה אם העובד משתתף בתוכנית פרישה (תיבה 13) או בתכנית שאינה מתאימה (תיבה 11), אם זה העובד הוא עובד סטטוטורי (תיבה 13), או אם העובד קיבל תשלום של צד שלישי (תיבה 13

4. תיבה 12
   תיבה 12 היא עבור סכומים עבור פיצוי או דיווח אחרים, כדי להיכנס 1-4 תיבות חלק מהנתונים הנפוצים ביותר עבור תיבה 12:

   • ביטוח לאומי לא מסודר, RRTA (פרישת רכבת) או מס Medicare, על טיפים או ביטוח חיים קבוצתי
   • דחיות חשובות ל 401 (k), 403 (b) ותוכניות פרישה מתאימים אחרים
   • לא משלמים דמי מחלה
   • תשלומי מצנח הזהב
   • לא ניתן להחזיר את הוצאות ההובלה
   • תרומות לחשבונות חיסכון רפואי או לחיסכון בריאותי
   • אופציות לעובד לא סטטוטוריות
   • תרומות רוט ייעודי תחת 401 (k) או 403 (ב) תוכניות
   • עלות של המעסיק בחסות הבריאות, באמצעות קוד DD, בהתאם לדרישות הדיווח של חוק טיפול במחיר משתלם Box 14

5. רשומות בתיבה 14 הן עבור ניכויים או פיצויים אחרים שיש לחשוף לעובדים עבור החזרי המס שלהם. לדוגמה
   לאחר מס פנסיה

   • החזרים אוטומטי
   • מסים מיוחדים עבור קליפורניה, ניו יורק, ניו ג 'רזי, וושינגטון
   • תרומות צדקה מנוכות משכורות העובד
   • ביטוח בריאות וניכויים הטבות פרינג' > ניכויים אחידים (עבור עלות מדים)
   • ניכויי דמי חבר
   • הכנסה לא כספית
   • הוצאות רכב הכלולות בשכר (100% משווי החכירה של רכב מרוהט לעובד ונכללות בשכר 1)
   • היא גם תיבה של פריטים "אחרים שאינם ברשימה" שאתה צריך לנכות מעובדים
   • המדינה ומידע מקומי
   • בסעיף זה, תוכל להזין מידע על השכר המדינה המקומית ניכוי. הזן:

6. שים לב שיש מקום לשני מצבים ושני יישובים בטופס. אם מישהו עבד ביותר משתי מדינות או יישובים במהלך השנה, השתמש W-2 השני כדי לכלול את המידע הנוסף.
   קוד המדינה שלך (תיבה 16)

   מס הכנסה ממס הכנסה (תיבה 17)> < שכר מקומי, אם בכלל (תיבה 18)

   • מס הכנסה מקומי נמנע (תיבה 19)
   • שם היישוב (Box 20)
   • בדוק לקבלת דיוק
   • לבזבז זמן וודא כי המידע שאתה מספק לעובדים (ובסופו של דבר למינהל לביטוח לאומי ולמס הכנסה) הוא מדויק. בדוק את הסיכומים שלך לרשום את המשכורת עבור השנה ולהפעיל W-3 כדי להבטיח את הדיוק של כל המידע שאתה שולח.
   • טפסים מודפסים מראש
   • אם אתה מדפיס טפסים משלך W-2, אתה יכול לקבל אותם ממקורות שונים:

7. W-2 הוא צורה מרובת חלקים. הנה הדפים של טופס זה:
   אתר טופס טופס IRS (לוקח 7-15 ימים)

8. ספק טפסים מקוונים או חנות לציוד משרדי.
   העתק א 'הולך למינהל לביטוח לאומי. העתק A מודפס בדרך כלל על גבי טופס אדום.

   העתק 1 הוא עבור העיר, המדינה או היישוב

   • העתק B הוא להגשת עם החזרת המס הפדרלית של העובד
   • העתק C הוא לרשומות העובד
   • עותק 2 הוא עותק נוסף עבור עיר אחרת , או יישוב
   • העתקה D היא עבור רשומות המעביד.
   • הדפס W-2s
   • הדפס את הטפסים, לבדוק אם הם מתאימים עם פורמט מודפס מראש אם יש לך.
   • להפיץ את W-2s
   • לעובד: עותקים B, C, 1, ו -

9. למינהל לביטוח לאומי - עותק A. SSA דורש שתשלח עותק A מן W-2 של כל עובד , יחד עם טופס W-3, עד סוף פברואר.
   שמור עותק D לרשומות שלך.

10. עדיין מבולבל לגבי טופס W-2?

    • תשובות לשאלות שלך על 2011 W-2 טופס
    • טיפים על הכנת טופס W-2
    • מספר העסק שלך מס מספר הזיהוי אינו מס המדינה שלך מספר זיהוי מס. מדינות רבות משתמשות במספר זיהוי מס פדרלי (EIN) ומוסיפות ספרות על הסוף. בדוק עם מחלקת המדינה של הכנסות לקבלת מידע.

11. עצה הכנסה. עובד טיפ הכנסה כפוף מסים ביטוח לאומי מסים Medicare, כולל מס רפואי נוסף.

תיבה 12 - יותר מ -4 פריטים

1. אם יש לך יותר מ -4 פריטים עבור תיבה 12, תצטרך לשים את הפריטים הנוספים על W-2 השני. אבל לא לכלול את שכר העובד ואת ניכוי על W-2 נוסף.
2. טופס W-3, יחד עם עותק A מכל עובד W-2 טפסים, הוא בשל מינהל ביטוח לאומי על ידי ינואר 31. לאחר השלמת W-3 ויש לך את כל W-2 טפסים, לשלוח אותם לעובדים בהקדם האפשרי, כך שיש להם הזדמנות לסקור את הטפסים. אם הם מוצאים שגיאות, תוכל לתקן אותם לפני שתשלח את הדוח המאוחד ל- SSA עד ה -31 בינואר.
3. כתב ויתור
   המידע המופיע בסעיף "כיצד" זה למטרות כלליות, כדי לעזור לך לאסוף את המידע שאתה צריך להכין ולהדפיס W-2 טפסים. זה לא נועד להיות ייעוץ מס, בשום אופן לא מידע זה מנסה להיות מקיף או לספר לך את כל המידע כי יש לכלול את W-2 טפסים. שוחח עם יועץ המס שלך לקבלת מידע על המצב הספציפי שלך.
4. חזור אל סוף שנה דו"ח מסים ושכר מס