סקירה כללית של עבודת ניהול פרויקטים

מכון ניהול פרויקטים (PMI) מגדיר את ניהול הפרויקטים כ"דרישת פרויקט הפגישה באמצעות יישום ידע, מיומנויות, כלים וטכניקות לביצוע פעילויות, וזאת באמצעות שימוש ביזום, תכנון , ביצוע, שליטה וסגירה של פרויקט ".

למרות שההגדרה הזו עשויה להיראות מורכבת, עקרונות ניהול הפרויקט מושתתים למעשה על השכל הישר ועל המעשיות.

- אם אתה רוצה לספק ניהול פרויקטים ללקוחות שלך או המטרה שלך היא להפוך למנהל הפרויקט, לשקול את יסודות ניהול הפרויקט צעד אחר צעד. לפני שתתחיל, לקבוע אם השירות שאתה עומד להציע (או את המשימה שאתה לוקח על) הוא באמת פרוייקט.

ניהול כללי מול ניהול פרויקטים

-> ->

איך אתה מחליט אם משהו הוא או לא פרויקט? כדי לשבור את זה, להפריד בין שני תחומי ניהול שונים לתוך ניהול תפקודית (או כללי) וניהול הפרויקט.

ניהול פונקציונלי או כללי הוא פעולה מתמשכת של משימה. דוגמה אחת תהיה אם אתה בעל חברה טכנולוגית ויש לי לקוח עבורו אתה מספק גיבוי תמיכה ואתה מנהל ברציפות את החשבון השנתי שלהם על ידי גיבוי השרתים שלהם ולספק להם דוח פעילות שבועי. אם אתה עושה את זה במשך חמש שנים יש חוזה מתחדשת עם הלקוח, העבודה שלך היא רציפה ולכן כללי או פונקציונלי.

עם זאת, הלקוח שלך רוצה ליישם מערכת ניהול תוכן חדשה ויש להם שנה אחת לפתח את המערכת החדשה ולבקש ממך להוביל את הפיתוח שלה, הלקוח שלך יש לך מעורב בפרויקט.

באופן דומה, אם אתה עובד עם משאבי אנוש ואת העבודה שלך היא לנהל את תקציב המחלקה לפקח על זוטר סניפים, אז יש לך תפקיד פונקציונלי כי זה עבודה רציפה כי אין לסיים מוגדר.

מצד שני, אם יש לך את אותה עבודה HR ואת מנהל המחלקה שלך מבקש ממך ליישם תוכנית גיוס חדשה (ומספק לך תאריך יעד ותקציב) ועושה אותך מנהל הפרויקט, אז זה כי יש לו תאריך התחלה וסיום והמשימה מתרחשת רק פעם אחת.

הדמיה הפרוייקט שלך לתוך שלושה חלקים

עכשיו אתה מבין את תמצית מה מהווה פרויקט, אתה יכול להעיף מבט מקרוב על ניהול הפרויקט. באמצעות תוכנית הגיוס כדוגמה, עכשיו שאתה יודע שיש צורך בפרויקט, השלב הבא הוא outlining היקף, זמן ותקציב הדרושים.

ניהול פרויקטים הוא תכנון, ארגון ובקרה של היקף, תקציב וזמן של פרויקט תוכנית הגיוס. כדי לעזור לדמיין את הפרויקט, לצייר פירמידה פשוטה.כל שורה של הפירמידה מייצגת אחד משלושת החלקים העיקריים של הפרויקט (i, היקף, זמן ותקציב). החלל הריק במרכז הפירמידה הוא

איכות

של המוצר שנמסר. הפירמידה היא כלי חשוב לזכור תוך כדי תכנון הפרויקט כי כמו שלושת החלקים העיקריים שלך לגדול או להתכווץ, איכות המוצר מושפע. היקף הפרויקט הגדרת היקף הוא לעתים קרובות החלק הקשה ביותר ומורכב של ניהול הפרויקט.

פרטים על הפרויקט הם בדרך כלל לא ידוע בהתחלה, כך להעריך מה פעילויות ומשימות נדרשים על מנת לבצע את הפרויקט לקחת בחשבון. ההיקף מורכב מכל הפעילויות והמשימות השונות שיבוצעו על מנת לייצר את המוצר הסופי שתספק. הגדרת היקף הפרויקט תסייע לך לקבוע את הזמן ואת התקציב שתצטרך על מנת לסיים את הפרויקט. דרך טובה להתחיל היא פשוט לרשום את מה שאתה חושב יש צורך להשלים את המשימה. לאחר מכן, להתייעץ עם אחרים כדי לקבל תצוגה מקיפה של כל הפעילויות המעורבות.

הזמן של הפרויקט

לאחר שהגדרתם טווח ראשוני, ניתן להתחיל להקצות זמן לכל פעילות ומשימה, ובנוסף, להסתכל על הפרויקטים הגדולים יותר. שאל את עצמך אילו פעילויות יקרה באותו זמן, אשר יקרה ברצף.

כמו כן, לשים לב קרוב כמה אנשים יסקרו את פעילות הפרויקט כי זה ישפיע על הזמן זה ייקח לעשות צעד. זה מפתיע כמה זמן משימה פשוטה יכולה לקחת כאשר שלושה אנשים צריכים לבדוק את זה. לאחר חישוב הזמן שיידרש להשלמת הפעילויות והמשימות המצטברות, תהיה מוכן ליצור לוח זמנים לפרויקט עבור צוות הפרוייקט.

תקציב הפרויקט

בשלב זה, ביססת את מה (היקף) ואת אורך (זמן) של הפרויקט, עכשיו הגיע הזמן לקבוע את התקציב. בדומה לחישוב כמות הזמן לפרויקט, לעתים קרובות אתה צריך להתייעץ עם אחרים, כולל מוביל מחלקת לקבוע תקציב מדויק. תקציב מורכב משיקולים מרובים, כולל שימוש באנשים וחומרים המעורבים בפעילויות שבוצעו ובמשך כמה זמן הם ידרשו (i, e) את האנשים ואת החומרים המשמשים.

תקשורת היא מפתח

פעמים רבות לקוח (או בוס) רוצה פרויקט הושלם בתוך זמן קבוע מראש התקציב ללא התחשבות בהיקף של הפרויקט. הבעיה עם זה היא שכמעט תמיד, היקף הפרויקט לא יכול להסתיים באופן סביר בהתחשב באילוצי זמן ותקציב. כתוצאה מכך, חלק ניהול הפרויקט הוא משא ומתן על תנאי היקף הפרויקט עם הלקוח או הבוס. לאורך כל תהליך המשא ומתן, כמו גם את כל אורך הפרויקט, תקשורת ברורה טוב הוא המיומנות החשובה ביותר שאתה צריך. ככל שאתה מתקשר בצורה ברורה יותר אתגרים לאורך הדרך, את מאושר יותר את הלקוח או הבוס יהיה.