הגשת בקשות לאנשים ששונאים תיוק

יש משהו בתיעוד שגורם לעיניים שלי לזגוג - והגשת זמן רב מעמידה אותי בסכנת נפילה בתרדמת.

אבל למרבה הצער, שונא את זה או לא, כאשר אתה מנהל עסק קטן, הגשת צריך להיעשות, או בקרוב תוכלו למצוא את השולחן שלך מתמוטט תחת משקלו של כל הנייר כי ממשיך לגדול. מה שונא הגשת?

ישנן שתי גישות לבעיה שעשויות לעזור.

- <->

אתה יכול לנסות להפוך את הזמן שלך הגשת קצר ככל האפשר (שיטה אני כבר כמעט perfected במשך שנים של הפעלת המשרד) או להפוך את הזמן שלך הגשת כיף ככל האפשר (משהו שאני שומרת מנסה להשיג). בואו נסתכל על טיפים לחיתוך כמות הזמן שאתה מבלה למעשה הגשת.

-> ->

כיצד להפחית את הזמן שאתה מוציא תיוק

1. לגזור ולמחזר במידת האפשר.

השאלה הראשונה על כל פיסת נייר בוהה בך ממתינה להגשה היא "האם יש להגיש מסמך זה? "(למד את 3 שלבים כדי ליצור מערכת ניהול מסמכים.)

הרבה מסמכים שמגיעים בדואר יכול ללכת ישירות לתוך המגרסה. מה הטעם בהגשת מודעות או מכתבי מידע מחברות אחרות, למשל? כאשר אתה מתמודד עם דואר, לקרוא חתיכת דואר פעם אחת, להחליט אם אתה צריך את זה בעוד שנה, קובץ או לגרוס אותו בהתאם.

- <->

רוב הסיכויים שאתה טוב גם הגשת הרבה עותקים קשיחים של מסמכים שאתה לא צריך להיות הגשת - וגם לא צריך אפילו להדפיס מלכתחילה.

אין צורך להגיש עותקי נייר של חשבוניות או מכתבים, לדוגמה, אם הקבצים האלקטרוניים שלך מאורגנים ואתה עוקב אחר נהלי גיבוי נאותים. (ראה 6 כללים של הגנה על נתונים עסקיים והגדרת מערכת גיבוי מוצלחת לקבלת פרטים על איך לעשות את זה.)

אז כאשר אתה מתמודד עם ערימת הגשת, לגרוס את "נייר אתה יכול לחיות בלי".

2. השתמש במערכת תיוק שהופכת מטלות משרד אחרות קל יותר, לא קשה יותר.

רוב הנייר שאני צריך להיות הגשת קשורה לתהליך של עשיית עסקים - ואת המסמכים האלה צריכים להיות נכנסו לתוך מערכת הנהלת חשבונות לפני כל דבר אחר נעשה איתם. אז במקום לקחת את הקבלה עבור מחסנית טונר מדפסת הגשת אותו תחת "P" במערכת הקבצים העיקרית שלי, אני הקובץ אותו "הראשון שלי" מערכת תיוק, סדרה של תיקיות שכותרתו חודש ושנה.

לדוגמה, אם רכשתי את מחסנית הטונר בספטמבר 2014, זהו הקובץ שבו היא נכנסת, יחד עם כל החשבונות, הקבלות ומסמכים עסקיים אחרים שהתרחשו בחודש זה. אז זה עניין פשוט לעבוד דרך התיקייה בסוף החודש ולעשות את כל החשבונות החשבונאיים כי צריך להיעשות (או אם אתה לא עושה את זה בעצמך, כדי להעביר את התיקייה החודשי מעל לרואה החשבון שלך או מנהל חשבונות) .

שים לב שאני מנהל עסק שירות, לא עסק קמעונאי, אז יושב ועובד על חשבונות פעם בחודש עובד בשבילי. יהיה עליך לשנות את הרעיון התיקייה החודשי בהתאם אם אתה צריך להביא את החשבונות שלך מעודכן בתדירות גבוהה יותר.

3. תחשוב לפני הקובץ.

מה קורה לאחר שהשתמשתי בתיקיות החודשי כדי לבצע את החשבונאות?

יש להעביר את המסמכים למערכת התיקייה "ראשי". אבל במקום רק הגשת כל מסמך בנפרד בהתאם לתואר שלו, אני קובץ הגיוני על פי הקבוצה, הליך הגשת אני מוצא הרבה יותר מהר.

בואו נסתכל שוב בדוגמה של מחסנית הטונר של המדפסת. במקום להגיש את הקבלה תחת "P" עבור מחסנית טונר למדפסת, אני הייתי מגיש את זה תחת 'ציוד משרדי' - 'קבלות', באותו מקום שבו הייתי מגיש מסמכים כגון קבלה עבור אוסף של הערות לאחר ההעברה או קבלה עבור מדפסת עיתון. זה לא רק עושה הגשת מהר יותר, אבל עושה את זה הרבה יותר קל למצוא מסמכים אחר כך.

4. השתמש בכל המילים וביטויים על התיקייה קובץ התיקיה שלך, לא רק אותיות.

אין כלל האומר כי אתה מוגבל רק אותיות בודדות בעת יצירת חטיבות של מערכת תיוק שלך.

ואם אתה עושה, אתה עושה הגשת שלך איטי ומורכב. התאם אישית את מערכת הגיבוי שלך כדי שתוכל ליהנות מהגשה על ידי קבוצה ולמצוא את המיקום הנכון כדי להציב מסמך מהר יותר.

לדוגמה, במקום רק חלק של מערכת תיוק שלי שכותרתו "C", יש לי גם סעיף שכותרתו "קבצי לקוח". הקבצים בתוך "קבצי לקוח" מאורגנים לפי סדר אלפביתי. היופי של התאמה אישית של מערכת תיוק בדרך זו היא כי זה תמיד יכול להיות מחולק יותר מאורגן אם אתה צריך. אז לקוח גדול יכול להיות מחלק מערכת הקבצים שכותרתה עם השם שלה בסעיף "קבצים לקוח" כדי להפוך את המסמכים למצוא הקשורים אליה קל יותר.

בדוגמה זו, לאחר מכן, תוויות על מערכת תיוק יקראו "B", "C", "קבצי לקוח", "D" … לראות כמה קל הגשת שלך הופך?

עוד הגשת תיוק מהירות הגדל את התיקייה שלך: אל תשכח להתאים את האלפבית, גם במקום שיש רק קטע "M", תווית אחת "Mc" מדי.

5. שמור על מערכת התיקייה "הראשונה" שלך סגורה ונוחה. > הדבר הגדול השני על השימוש במערכת תיוג דו-שלבית, כמו זו שתיארתי לעיל, היא שזה הופך להיות הרבה יותר קל לשמור על השלב הראשון של מערכת התיקים שלך (התיקיות החודשי) קרוב פיזית למרחב העבודה שלך. "יהיה הרבה יותר נוטה להגיש מסמכים מיד במקום לתת להם לקרוס אם יש לך מקום סגור, מאורגן להגיש אותם.

אז לשים את האחרון, הנוכחי, ו תיקיות חודשיות בחודש הבא במגש או להשתמש בקובץ קונצרטינה ולשים אותו באורך מלא בסביבת העבודה שלך.רוב מערכת הגשת שלך ("ראשי" הגשת המערכת כפי שאני התקשרתי זה בתיק תיוק 3) יכול להיות על פני החדר או אפילו בחדר אחר לגמרי, אבל האינטרסים של זמן חיסכון, אתה לא צריך לקום לעשות את השלב הראשון הגשת.

איך לעשות כיף הגשת

טיפים הגשת אני נתתי לך עד כה אמור לעזור לך לצמצם את הזמן שאתה מבלה הגשת ולמנוע הקפאה מוחית. אבל מה עם הזמן שלך הגשת יותר כיף?

למען האמת, האסטרטגיה היחידה שאני צריך לבוא עם כאן הוא שוחד גמור, מתגמל את עצמי עם עוגיה אם אני קובץ במשך פרק זמן מסוים. זה יעבוד אבל יכול להוביל לשים הרבה קילו אם יש לך הרבה הגשת לעשות.

או שאתה יכול לקחת גישה אמנותית יותר, באמצעות כל הצבעים השונים עבור תיקיות הקבצים שלך באמצעות גופנים יוצאי דופן או קליגרפיה עבור תוויות. אם זה עושה את הגשת יותר כיף, זה בהחלט לעשות את זה יותר אטרקטיבי.

ומי יודע? אולי רק את העובדה כי הגשת את כל כך הרבה יותר מהר עכשיו כי זה כל כך מאורגן יעשה את זה הרבה יותר כיף לעשות.