קל בית העסק מערכות תיוק

אפילו בעולם הדיגיטלי הזה, זה מפתיע כמה נייר בית העסק יכול לצבור. יתר על כן, יש כל כך הרבה כדי לעקוב אחר עסקים הביתה, מחשבונות הכספיים שלך, אסטרטגיות שיווק, פרויקטים, לקוחות, ועוד. זה חיוני כדי לפתח מערכות ארגוניות בתחילת העסק שלך כדי להבטיח שאתה מסוגל למצוא את מה שאתה צריך כאשר אתה צריך את זה.

מה שאתה צריך לשמור ולארגן

במידה מסוימת, הפריטים תצטרך לפתח מערכת הגשת עבור יהיה תלוי הרבה על העסק שלך.

לדוגמה, אם אתה מוכר מוצר מוחשי, תצטרך משהו העוקב אחר המלאי שלך. עם זאת, הנה רשימה כללית של פריטים תצטרך לעקוב אחר בבית העסק שלך:

-> ->

• תוכניות עסקיות ושיווקיות.
• אנשי מקצוע, לקוחות, ספקים, ספקי שירות, וכו ')
• מידע פיננסי (דוחות רווח והפסד, מאזנים, חשבונות זכאים / חייבים)
• מסים
• הוצאות עסקיות (קבלות)
• פרוייקטים
• יחד עם רשימה זו, אתה רוצה להוסיף פריטים ספציפיים לעסק שלך.

מערכות לארגון בית העסק שלך

קטטה אתה תשתמש במגוון של שיטות לאחסן ולטפל הניירות שלך ומידע חשוב אחר. גורם המפתח הוא לבחור שיטה שעובדת הכי טוב בשבילך. לכל אחד יש דרך אחרת של חשיבה וארגון. לדוגמה, עבור אנשים מסוימים, זה הגיוני יותר לארגן את הקבצים בסדר אלפביתי, אבל עבור אחרים, הם מוצאים את זה יותר קל לארגן לפי תאריך.

אם אתה לא בטוח מה יעבוד הכי טוב בשבילך, נסה אחד, ואם אתה נאבק כדי לשמור על זה, לאמץ מערכת אחרת.

להלן שלוש דרכים לארגן את הקבצים והמידע שלך:

פשוט קלסר הגשת מערכת:

עבור עסקים קטנים שאינם מייצרים יותר מדי הניירת, מערכת קלסר היא בחירה טובה.

זה גם אידיאלי עבור אנשים שאוהבים לקבל הכל במקום אחד או מי צריך את המידע שלהם להיות ניידים. מערכת קלסר משתמש גדול שלושה קלסר טבעת, מגיני הסדין, מחלקים סעיף. השתמש מחלקים סעיף לארגן את הקטגוריות העסקיות שלך כגון הזמנות בהמתנה, הזמנות הושלמה, עותקים ראשיים של צורות שונות … וכו 'משם, תתחיל לאסוף את הקבצים המגנים הסדין.

לאחר שהקלסר יתמלא - בסוף השבוע, חודש או שלושה חודשים - יהיה זה הזמן לטהר. אתה פשוט להעביר את הזמנת הלקוח קבצים ורשומות היסטוריים אחרים למערכת הגשת המסורתית אשר מקרוב מראות את הארגון של בינדר שלך.

מסורתית תיוק המערכת:

מערכות תיוק המסורתית משתמשת בארון תיוק, קבצים תלויים ותיקיות מנילה. כמעט כל עסק בסופו של דבר צריך סוג זה של הגשת כמו העסק שלהם גדל.יש רק יותר מדי ניירת שנוצר עם הזמן לא צריך אחד. ומאחר רשומות מס צריך להישמר במשך שבע שנים, אתה צריך מקום לאחסן את כל הרשומות האלה. מערכות תיוק מסורתיות הן אידיאליות עבור פריטים שצריך לשמור, אך לא לגשת באופן קבוע, כגון מסים של שנה קודמת ורשיון עסק. הנה כמה טיפים כדי לקבל את מערכת הגשת המסורתית מעל הקרקע מוצלחת:

-> ->

תחשוב על איזה סוג של מערכת אתה באמת להשתמש. אתה יכול ללכת אגוזים רכישת ציוד למשרד מגניב ואת להמציא את מערכת הקבצים המתוחכמים ביותר צבעוני בעולם, אבל אם זה לא מתאים לסגנון העבודה שלך, זה יהיה בזבוז של הגדרת זמן וכסף.

• צור מערכת לניהול הנייר שלך, המאפשרת את הסכום הנמוך ביותר של "נוגע". אתה רוצה למנוע ערימות של נייר, ולהתמודד עם כל פיסת מספר פעמים. במקום זאת, לעבוד כדי לקבל החלטות על איפה חתיכת נייר צריך ללכת בפעם הראשונה שאתה נוגע בו.
• קבע את זמן ההגשה. זה קל להימנע ממשימה זו כמו המגפה, אבל זה נדרש ויעזור העסק שלך לרוץ הרבה יותר בצורה חלקה. במיוחד קבלות ופריטים אחרים המשמשים בזמן המס, שמירה על החומר הזה מאורגן עושה הגשת מסים שלך הרבה יותר קל.
• -> ->

מערכת תיוק אלקטרונית:

העולם הדיגיטלי לא ביטל לחלוטין את הצורך אחסון נייר, אבל זה עשה אחסון מידע הרבה יותר קל. מערכות דיגיטליות יכול ליצור, לשלוח ולנהל חשבוניות, והוא יכול לעקוב אחר העסק שלך הביתה כספים ולאחר מכן להיות מיובאים לתוך תוכנת המס עבור דואר תיוק. אתה יכול לסרוק קבלות יש להם מאוחסנים בקובץ במחשב (אם כי אתה כנראה צריך לשמור את גרסת הנייר גם כן). מערכות אלקטרוניות יכולות לאחסן את הלקוחות שלך, לקוחות ומידע פוטנציאלי במערכת ניהול קשרי לקוחות לגישה קלה, שליחת דוא"ל, חיוב ועוד. מערכות מקוונות ניתן להשתמש כדי לשמור את הרעיונות שלך, לעזור לך לנהל פרויקטים, לארגן מידע או מחקר.

אבל כמו מערכות קבצים נייר, מערכת הקבצים הדיגיטליים שלך צריך להיות מבנה ארגוני, באמצעות תיקיות וקבצים המאוחסנים במחשב שלך, או בענן. לניהול קל ביותר, השתמש באותו מבנה ושמות קבצים במערכת הדיגיטלית שלך כפי שאתה עושה במערכת הנייר.

כדי להגן על הקבצים הדיגיטליים שלך, לגבות אותם על כונן קשיח נפרד או למערכת אחסון מקוון.

שילוב של כל האמור לעיל

רוב הסיכויים שתצטרך להשתמש ביותר ממערכת אחת כדי לנהל את כל הנתונים והחומרים שאתה צריך לאחסן בעסק שלך. ראשית תצטרך להחליט מה עובד הכי טוב בשבילך, ולאחר מכן ליישם אותו. לדוגמה, ייתכן שיש לך מערכת בינדר כדי לעזור לך לארגן את הניהול היומיומי של העסק שלך כגון לוח הזמנים שלך, שיווק, עותקים של הטפסים שלך. המערכת המסורתית שלך יכול להחזיק את כל המסמכים לטווח ארוך שלך כגון מסים, שנים קודמות היתרים רישיונות עסק, רישומים רכוש אינטלקטואלי. ניתן להשתמש במערכת דיגיטלית כדי לאחסן את הרעיונות שלך, כגון Evernote, ופרויקטים מסלול.

מצד שני, ייתכן שתרצה להיות דיגיטלי ככל האפשר, באמצעות רשימת מטלות ויומן מקוונים, סריקת כל התקבולים למחשב, שימוש בתוכנה או בשירותים מקוונים עבור כל צרכי ניהול העסק שלך. עם זאת, אתה עדיין רוצה מערכת לנהל את הנייר כי הוא מקבל שנוצר. המפתח הוא למצוא את המערכת כי קל לך להישאר עם ולמצוא את המידע הדרוש לך, כאשר אתה צריך את זה.

עודכן בספטמבר 2016 Leslie Truex