רשומות עובד מעסיקים צריכים לשמור על

רוצה לדעת מה עובד רשומות כדי לשמור כמעסיק? המעסיק מקיים ארבעה תיקי עובד לכל עובד. בנוסף, המעסיק שומר על תיקי עובד אחרים עבור כל העובדים.

הנה עוד על רשומות העובד המעסיק ירצה לשמור ולהפוך נגיש לעובדים, ולפעמים, למפקחים שלהם ומנהלים.

• קובץ כוח אדם נשמר עבור כל עובד. תיקי כוח אדם אלה מכילים מסמכים סודיים ומנוהלים ומתוחזקים על ידי צוות משאבי אנוש. קובצי כוח אדם הם רישומי העובדים העיקריים המנוהלים על ידי המעסיק, העובד ומנהל העובד בחלק מהחברות. באחרים - ואני ממליץ על גישה זו - הגישה לקובץ כוח האדם של העובד מוגבלת לעובד ולפיקוח.
  מסמכים אופייניים בקובץ כוח אדם כוללים את בקשת ההעסקה, טופס ליצירת קשר חירום משפחתי, תיעוד תפעולי של פעולות משמעת, קורות חיים, קבלת העובד של עובד קבלה, חתימה על מעסיקים, חתימה תקופתית, הערכת תפקידים , או תוכנית פיתוח ביצועים, תעודות הכשרה וראיות נוכחות, ואת פרטי הקשר האישיים הנוכחי על כל עובד.
  לא כל קבצי כוח האדם מכילים את אותם מסמכים, אך לכל קובץ צוות יש כמה מסמכים זהים. תיעוד הביצועים של עובד אינו שייך בקובץ כוח האדם, אלא אם כן הוא נזקק לפעולה משמעתית, לפרס או לסימן אחר של הישגים יוצאי דופן. אלה הערות ביצועים היומיום שייכים בקובץ מנהלים לשמור לעקוב אחר הביצועים, המטרות, ואת התרומות של העובדים שלהם.

• קבצים שכר גם לשמור רשומות העובדים. קבצי שכר כוללים היסטוריה של משרות של העובד, מחלקות, שינויים פיצויים, garnishments, הלוואות, ומידע אחר חיוני לשלם לעובד ולשמור עותק של ההיסטוריה של העובד פיצוי.
  קובץ השכר יכיל גם את ההיסטוריה של טפסים ממשלתיים כגון מסמכי ניכוי מס במקור של W-2, W-4 ומסמכי ביטוח לאומי על ידי העובד. הקובץ יכלול גם מידע על הטבות לעובדים ואישור למשוך תשלומים משכר העובד.
• קובץ רפואי של העובד מתוחזק גם הוא. הרשומות של העובד בקובץ הרפואי אינן זמינות לאיש מלבד צוות הייעוץ של Human Resources והעובד שרשומותיו נשמרות בקובץ. קבצים רפואיים מכילים הערות של הרופא, ניירת יישום FMLA, מידע על בדיקת סמים, מידע פיזי נדרש, ותיעוד אחר זה המתייחס לבריאותו של העובד או של בן משפחתו.
  קבצים רפואיים, בגלל סודיות הרשומות של העובד, מקבלים את הרמה הגבוהה ביותר של אחסון בטוח וסודיות.מומלץ שהקבצים הרפואיים יישמרו במגירות נעולות הננעלות בחדר שאינו נגיש על ידי עובדים אחרים, למעט צוות ייעודי של HR.

-> ->

• I-9 Files רשומות עובד בית שמתוחזקות עבור כל העובדים בקובץ אחד, נפרד מעיבודי עובדים אחרים. מעסיקים לשמור תיעוד זה עובד נפרד רשומות אחרות של העובד כדי לשמור על סודיות העובד על ידי פקידי ממשלה וגופים אחרים המוסמכים לבדוק עובד I-9s.
  שמירה על I-9s במיקום נפרד תבטיח שאם אתה נבחר עבור קובץ I-9 סקירה הפדרלית, עובדי הממשלה לא תהיה גישה לכל רשומות אחרות על העובד או העסקתה עם הארגון שלך.
  חקירות אלה הם הגדלת כל שנה כדי לוודא כי העובדים שלך יש מילא כראוי I-9 טפסים או אתה יכול להיות כפוף עונש זמן פוטנציאלי.

העובדים יכולים להציג את רשומות העובדים שלהם על ידי פנייה לאיש צוות משאבי אנוש בשעות העבודה הרגילות. אין עובד רשאי לשנות או להסיר כל מסמך ברשומות שלו או שלה אשר יש לראות בנוכחות אדם צוות HR.

אתה צריך להיות עובד צוות שיא מדיניות הצפייה במדריך למשתמש שלך ולעקוב אחריו ללא הבחנה לגבי בקשות עובדים כדי להציג את הקבצים שלהם.

אם עובד שולח בקשה בכתב עבור עותק של רשומות כוח אדם שלהם לאחר שהם עוזבים את העבודה שלך, אתה נדרש לשלוח להם עותק. אתה יכול לחייב את העובד לשעבר עבור הזמן עותקים אם אתה רוצה, אבל אני לא מאמין כי מעסיקים רבים לעשות.