4 סיבות מדוע הצרכים שלך זקוק לתהליכים מתועדים

רוב העסקים היזמית להתחיל אורגני להבין "איך אנחנו עושים דברים בסביבה" די הרבה על לטוס. בעלים ומנהלים הם לעתים קרובות עסוקים מדי כדי לתעד את התהליכים שלהם, אלא אם כן העסק הוא טכני או מדעי, או אם בקרת התהליך הוא המנדט על ידי לקוחות כמו הממשלה. אם אתה הבוס בעסק החל מאוכל קייטרינג בוטיקים בגדים קמעונאיים לניהול עושר, אתה לא יפטרו על כך לא תיעדו תהליכים.

- אחרי הכל, אתה הבוס.) אבל אתה תהיה להחמיץ הזדמנויות אדירות.

סיבות ליצירת תהליכים כתובים

יש סיבות משכנעות מדוע העסק הקטן שלך צריך לכתוב תהליכים, גם אם אתה רק אחד המעורבים כרגע:

הוספת עובדים והכשרה:

1. אם התהליכים שלך הם כתוב, אתה יכול בקלות ובקלות הרכבת עובדים. אם אתה לא לתעד את התהליכים שלך, אתה תהיה עמיד בפני הוספת עובדים כי המחשבה על הכשרה אותם הוא מרתיע מדי. מלכוד 22! היכולת לקבל הלוואות עסקיות:
2. אם אתה צריך מימון עבור העסק שלך, בנק או משאיל אחר יצטרך להבין את הפעולות שלך. זה עושה הצהרה חזקה כאשר אתה יכול להראות משאיל איך מאורגנים אתה, כי אתה באמת יש להתמודד עם תהליכים. לאבטח רווחים גדולים יותר:
3. תהליכי תיעוד חושפים פגמים בדרך שבה אתה עושה דברים. תראה צווארי בקבוק וחוסר עקביות שלא הבנתם שם. תנועה נוספת בתהליך עסקי עולה לך זמן וכסף. ביטול זה שווה זמן נשמר רווחים גדולים יותר. -> ->

מיקום למכירה בסוף:

1. אם אתה רוצה למכור את העסק שלך יום אחד, קונה ירצו להעריך את הפעולה הפנימית הראשונה. מציג את הקונה את תהליך ידני מגדילה את הסבירות של מכירה, כמו גם את הערך של הקונה נתפס של החברה שלך. אחרי הכל, אם התהליכים שלך הם נקיים מתועד היטב, הקונה יכול בקלות לדמיין את עצמה דורך ישר ולהמשיך את מה שעשית. הזמן נשמר עבור הקונה שווה פחות עלות בהמשך הכביש, אשר מתרגמת מחיר גבוה יותר עבורך. - <->

תחילת העבודה

אז איך אתה הולך מ יש תהליכים בתקיפות (או לא כל כך בתקיפות) בראש שלך מקבל אותם כתובים? אתה צריך להגדיר ולאחר מכן לתעד את התהליכים. נניח שאתה בעסקי קייטרינג. בין אם אתה מבין את זה או לא, יש לך תהליכים overriding מסוימים המשותפים לכל חברה קייטרינג. לדוגמה, כל קייטרינג יש לקבל מקומות עבודה, לעשות אירועים מעקב עם לקוחות, כך שאתה מקבל יותר מקומות עבודה. כל אחד מאותם פעולות הוא תהליך משלו.

אז עבור העסק שלך, לרשום את הצעדים שלך ולנסות לארגן אותם בסדר רציף (למרות יהיו חפיפות).אם התהליך שלך יש יותר משבעה שלבים, נראה לאחד תהליכים כמו תהליכי משנה של צעד מפתח נוסף. אחרת, התהליך הופך להיות קשה מדי לנהל ולהסביר לאחרים.

אתה יכול לבוא עם רשימה כמו זה עבור קייטרינג ולאחר מכן בתוך כל תהליך תוכל לתעד את תהליכי המשנה כי הם חלק ממנה:

רכישת עבודה:

1. שיווק, ההצעה ההצעה, מכירות תהליך, חוזה הכנת אירוע:
2. תפריט יצירה, הכנה למזון, כוח אדם, בחירת מקום ומבצע פעולת אירוע:
3. רשימת משימות, אספקה ​​והתקנה של יום העבודה, מעקב אחר אירועים: מעקב אחר לקוחות, תחקיר פנימי
4. משאבים כדאי מאוד להשתמש בתרשימים חזותיים לניהול תהליכים במקום ברשימה ליניארית, אם כי נהדר עם Excel או תוכניות אחרות, רשימה טובה יותר מאשר כלום. למד כיצד לעשות דיאגרמות זרימת תהליך ב- Excel ולראות אם זה עובד עבורך. היתרון של שימוש בתרשים הזרימה היא שאתה יכול בקלות לראות את התשומות והתפוקות של כל שלב בתהליך. תהליך טוב הוא כמו חתיכת כתיבה טובה: יש מעברים בין פסקאות. אם צעד בתהליך עושה קפיצה לפעולה וזה לא ברור איך הגעת לשם, לחזור ולוודא את הקלט והפלט ברורים וחזקים.

אם אתה רוצה לקרוא את הספר הטוב ביותר שנכתבו אי פעם על בקרת תהליך, תסתכל על Reengineering את החברה על ידי מייקל האמר וג 'יימס Champy.

למרות הספר הוא כמעט שני עשורים הישן נכתב עם תהליכי ארגון גדול לזכור, זה משאב מושלם אפילו עבור חברות סטארט-אפ צעירות. זה יעזור לך לראות את צווארי הבקבוק במה שאתה עושה ולתקן אותם.