עסקים קטנים חשבונאות עם QuickBooks קמיל רייט

כשהייתי בכנס BlogHer בסן פרנסיסקו, יש לי הזדמנות לדבר עם קמיל רייט, יועץ הנהלת חשבונות לעסקים קטנים. החברה שלה, רייט פתרון, מלמד בעלי עסקים קטנים כיצד לעקוב אחר הכספים שלהם ולקבל תמונה טובה יותר של איך החברות שלהם עושים.

שלוש נקודות מפתח בראיון זה עם קמיל רייט, יועץ עסקי קטן, מומחה QuickBooks:

-> ->

1. רוב העסקים הקטנים (ובעיקר הבעלים הבלעדי) אין לי מושג איך העסק שלהם עושה כלכלית, כי אין להם ספרים מתוחזקים היטב.
2. משתמשים רבים של תוכנות פיננסיות, כמו QuickBooks, אינם ניצול מלא את העוצמה של התוכנה המודרנית חשבונאות היום.
   Intuit יש
3. טון של גרסאות שונות של QuickBooks שלהם (עסקים חשבונאות) ו Quicken (מימון אישי) תוכנה. יש כנראה גרסה במיוחד קייטרינג לעסק שלך. לאחר הכינוס ענה קמיל באדיבות על שאלות נוספות בראיון הבא:

1. מה הם חלק ניכויים המס overlooked ביותר עבור probloggers ויזמים באינטרנט? אילו ניכויים הם הכי לא מובנים?

אני חושב ניכוי overlooked ביותר על ידי רחוק הוא קילומטראז. מאז רוב הבלוגרים לעבוד מתוך בתיהם, כל קילומטר מונע מאתר זה לכל מקום כי הוא קשור העסק יהיה זכאי לניכוי העסק.

עם שיעור קילומטראז הפדרלי כרגע ב $. 585 לכל קילומטר, זה יכול להיות ניכוי ניכר.

הייתי אומר כי ניכוי misunderstood ביותר הוא "משרד בבית" ניכוי. IRS יש הנחיות ספציפיות מאוד לגבי מקום עבודה בבית ואם בעלי עסקים לבחור לתבוע ניכוי זה הם צריכים להיות בטוחים כי שטח נופל בתוך הפרמטרים שנקבעו על ידי IRS.

זה לא באמת ניכוי, אבל אני מוצא כי הפריט overlooked ביותר עבור עסק קטן כי קבצים כמו הבעלים הבלעדי הוא מס תעסוקה עצמית כי הם חייבים ו נדרש לשלם בתשלומים ארבע פעמים בשנה. מס תעסוקה עצמית (ביטוח לאומי ו Medicare) הוא כ 15. 3% מההכנסה העסקית נטו שלך. זה יכול להיות סכום עצום עקב בסוף השנה אם לא היית עושה את התשלומים המשוערים כראוי לאורך כל השנה כנדרש. וכמובן, תצטרך להוסיף על הריבית בשל underpayment גם כן.

2. יזמים רבים באינטרנט חושבים כי מאז הם לא עושים הרבה כסף הם לא צריכים לדאוג חשבונאות. האם אתה מסכים עם זה? אם לא, איך אתה מדבר עליהם לשנות את החשיבה שלהם?

זו שאלה קלה בשבילי. אם אתה לא לשמור רשומות מדויקות איך אתה יודע אם אתה עושה כסף או לא?

אמנם, זה לא רק לדעת אם אתה להרוויח כסף, אלא גם איך אתה משתמש בכסף שאתה עושה.

רבים בעלי עסקים קטנים הם מה שאנו רואים 'קופסת נעליים' לקוחות אשר אומר שהם מופיעים פעם בשנה במשרד החשבונאי שלהם עם המעטפה מלא קבלות או שהם מציגים דפים ודפים של גיליונות אלקטרוניים של Excel.

כך או כך, אין להם מושג איך הם עושים (חוץ מאשר יש להם כסף בחשבון הבנק שלהם) עד רואי החשבון שלהם אומר להם אחרי שהוא פענח את כל אותם פיסות נייר. זה יכול להיות הלם אמיתי לגלות כי אתה חייב כסף על המסים שלך כאשר אתה חושב שאתה לא עשה מספיק כדי חייב משהו.

בנוסף, אני מוצא הנהלת חשבונות לא יסולא בפז ככלי תקצוב. אם אתה שומר הנוכחי עם ההקלטה ההכנסה וההוצאות שלך תוכל לראות חודשי במבט אחד כאשר אתה עסוק פעמים הם וכאשר ייתכן שיהיה עליך להגביר את השיווק שלך לצייר בעסק יותר.

זה גם יכול להראות לך בדיוק מתי וכמה אתה מבלה על הוצאות שונות עבור העסק שלך. על ידי בחינת ההוצאות שלך על בסיס חודשי אתה יכול לקבוע מתי וכמה כסף ייתכן בדרך כלל צריך לכסות את ההוצאות.

מצד שני, זה יכול להראות לך אילו פריטים אתה יכול להיות מבלה יותר מדי על כך שאתה יכול למצוא דרך לחתוך אותם בעתיד או להפיץ אותם בצורה אחרת.

3. האם יש לך הצעות כיצד לבחור רואי חשבון טוב?

אני רוצה לומר שכל רואי החשבון יודעים מה הם עושים, אבל לא תמיד מצאתי את זה כך. הדבר הטוב ביותר שאני יכול לומר הוא לחנות מסביב. לא רק אתה צריך למצוא מישהו שיש לו את הידע הדרוש, אבל גם מישהו מוכן לעבוד איתך, להיות שם כאשר יש לך שאלה או בעיה. במהלך שיחה קצרה עם רואה חשבון פוטנציאלי, אתה אמור להיות מסוגל לדעת אם אתה לוחץ.

דבר אחד אחרון על רואי חשבון, רק בגלל שיש להם ייעוד CPA לא אומר שהם יהיו בכושר הטוב ביותר עבורך. אתה רוצה מישהו שיודע את הכללים, אבל אתה צריך גם לחפש מישהו שיכול לעבוד ולגדול איתך.

4. אתה כבר ייעוץ לבעלי עסקים קטנים במשך כמעט שני עשורים. האם אתה חושב יזמים באינטרנט (probloggers, מוכרים eBay, אינטרנט 2. 0 אנשים) יש צרכים חשבונאיים שונים לעומת אנשים להתחיל לבנים וטיח עסקים? האם הם עומדים בפני אתגרים שונים?

באמת, העסק הוא עסק. כולנו עובדים עם מספרים כדי לספר את הסיפור שלנו. אמנם, אני חושב בעיה אחת מול היזמים באינטרנט יהיה שילוב של הרשומות הפיננסיות שלהם עם תוכנה סטנדרטית. כולנו יודעים כי תכנות הוא כאן היום מיושן מחר אז זה תלוי את תעשיית התוכנה החשבונאית כדי לשמור על הקצב עם הצרכים של הקהילה באינטרנט.

יש הרבה חברות תוכנה צד שלישי שיש להם והם ממשיכים לפתח תוכניות שיעבדו כמו הרחבות על תקן חשבונאות תוכנה. אלה באים בסיסיים או בתעשייה תוכניות ספציפיות אז זה הכל עניין של מציאת בכושר הטוב ביותר עבור העסק שלך.

5. אתה יכול לספר לנו קצת על איך אתה התחיל רייט פתרון ומדוע אתה רוצה לעבוד עם עסקים קטנים?

תמיד הסתכלתי על העסק כסוג של משחק, חידה ואני אוהב פאזלים. יש מקום והגיון לכל דבר ואיש העסקים רק צריך לגלות איך לשים את כל החלקים יחד לספר את הסיפור שלהם.

הבעיה שראיתי בשלב מוקדם היתה שרוב סטארט-אפים או עסקים קטנים התמקדו בפעולת העסק שלהם. זה מה שהם צריכים לעשות אבל הם נוטים לעזוב את היסודות כי יראה להם אם מה שהם עושים הוא יעיל ורווחי.

כשאני עובד עם עסקים קטנים אני נהנה לראות את הנורה להמשיך כאשר הם רואים את התמונה המדויקת של איך העסק שלהם פועל מבחינה כלכלית.

6. אתה חבר בלשכת רואי החשבון של אינטויט. האם תוכל לספר לנו מדוע החלטת לעבוד עם Intuit?

כאשר כמה לקוחות שלי ביקשו ממני להסתכל QuickBooks עבור אותם, ביליתי קצת זמן ללמוד כל מה שאני יכול על התוכנית. במהלך השנים מצאתי כי אנשים רבים המשתמשים בתוכנית לא באמת יש הבנה של מה שהם עושים או את הכוח של התוכנית, כל כך הרבה זמן שלי הוא בילה לתקן את העבודה או אימון הלקוחות שלי על התוכנית.

Intuit רמקולים הלשכה מורכב של אנשי מקצוע כמוני, כי נהנים לעזור לאנשים לעשות את רוב המוצרים כי Intuit מייצרת. אני שונא לראות אנשים המאבק כאשר כל מה שהם צריכים הוא קצת הדרכה כדי להגדיר אותם על הנתיב הנכון.

מוצרים QuickBooks הם פתרון זול עבור בעל עסק קטן והבנתי שאם אני רוצה להישאר בעסק עצמי אני צריך להיות בקיאים במוצרים כי הלקוחות שלי בשימוש.

7. היית לאחרונה מובלט כמו מומחה עסקי בכנס של בליהר בסן פרנסיסקו, כנס הבלוגים המוביל לנשים. מה היו כמה מן השאלות הנפוצות ביותר מן הבלוגרים נשים?

רוב הנשים שדיברתי היו מאוד מוקדם לתוך העסק שלהם ולכן חיפשו מידע על איך הם צריכים מבנה העסק שלהם: כבעלים הבלעדי, LLC או תאגיד.

היו גם שאלות אם הם באמת צריכים להגיש דו"ח מס אם הם לא עושים הרבה כסף.

לאחר מכן, כמובן, היו שאלות סטנדרטיות על כמה הם יכולים לכתוב את ההוצאות השונות שהם נובעים.

8. שמעתי מלקוחות עסקיים קטנים רבים כי QuickBooks יש הרבה תכונות שהם לא משתמשים כי אין להם את הזמן לחקור וללמוד. לאן הם יכולים למצוא עזרה מוכשרת? הן בחינם והן עבור ייעוץ נרחב יותר.

מסד הנתונים QuickBooks ProAdvisor הוא מקום נהדר למצוא עזרה. זה גם נגיש בתוך כל תוכנית QuickBooks. זה לא שירות ללא תשלום ולא מגובים על ידי Intuit, האנשים הרשומים על מסד הנתונים הם בעלי עסקים קטנים עצמם ולחייב מגוון רחב של עמלות בהתאם המיומנות שלהם בתחומים שונים. בדיוק כמו מציאת רואה חשבון, אם אתה זקוק לעזרה מ ProAdvisor, הייתי מציע לך להתקשר כמה כדי למצוא את הזכות להתאים לך.

לקבלת עזרה בחינם, אתה יכול להצטרף לקהילה Online QuickBooks.כאן אתה יכול לשאול QuickBook מומחים אחרים משתמשים QuickBook כיצד להשתמש בתכונות ספציפיות.

9. Intuit יש הרבה מוצרים חדשים שנראים כאילו הם יהיו מועילים לבעלי עסקים קטנים. אבל יש כל כך הרבה אפשרויות. איפה צריך חדש בעל עסק קטן ללכת למצוא את המוצר הנכון (ים) כדי להתחיל עם?

מקום טוב להתחיל הוא על ידי הולך Quickbooks. com ולחיצה על מוצרים ושירותים. כאן אתה יכול לראות מפה של כל מוצרי אינטואיט ושירותים עבור עסקים קטנים מ תוכנות פיננסיות שכר פתרונות ליצירת אתר ושירותי תשלום.

הדבר היחיד שהייתי מוסיף הוא כי כאשר קניות עבור המוצר אשר יהיה בכושר הטוב ביותר אם אתה רק מתחיל, קטן יותר בגודל, די בסיסי, הייתי הולך עם גרסה בסיסית יותר במקום לקפוץ ישר לתוך הגרסה הכי יקר. כל הגרסאות משוכתבות מדי שנה עם פעמונים ושריקות חדשים, כך שתוכל לשדרג לגרסה חזקה יותר בתוך שנה, אם יש צורך בכך. אתה רוצה להתחיל עם תוכנית המתאימה לצרכים הנוכחיים שלך, אבל לא מסובך מדי ויקר כי זה יהיה להציף אותך מיד את המחבט.

אם יש לך צרכים פיננסיים פשוטים יחסית, ייתכן שתרצה להתחיל עם QuickBooks Simple Start, גרסה בסיסית חינם של QuickBooks, ולשדרג לגרסה חזקה יותר אם אתה צריך פונקציונליות יותר מאוחר.

10. מנהל חיוב נראה כמו כלי נהדר לעובדים עצמאי. האם אתה יכול לספר לנו קצת על מה שאתה אוהב את זה ואיך זה משווה אחרים מבוססי אינטרנט חשבונית כלים כמו Blinksale או FreshBooks?

Intuit חיוב מנהל מסייע לעסקים קטנים שירות כולל פרילנסרים ליצור ולנהל החשבוניות שלהם באינטרנט. זה בעיקר עבור בעלי עסקים המשתמשים ב- Excel ו- Word ורוצים דרך יעילה יותר לנהל את החשבוניות שלהם, אבל הם עדיין לא מוכנים לקבל QuickBooks. מה שאני אוהב על חיוב מנהל היא שזה אבן דריכה על תוכנת הנהלת חשבונות בהחלט טוב יותר מאשר גיליונות אלקטרוניים. זה פשוט לשימוש, ומאפשר לך לשלוח חשבוניות עם מאמץ מינימלי, וזה בחינם ב billmanager. com - אתה לא יכול לנצח את זה.

אני לא מכיר את Freshbooks ו- Blinksale כדי שלא אוכל להגיב על האופן שבו הם משווים ישירות עם מנהל החיוב. אני יכול לומר כי מנהל החיוב הוא מתוך Intuit אז זה כאן כדי להישאר וזה משתלב היטב עם מוצרים אחרים כמו Intuit כמו פתרונות התשלום של החברה. אז ברגע שאתה חשבונית הלקוח, אתה יכול לקבל תשלום מהר יותר על ידי קבלת התשלום המקוון שלהם בכרטיס אשראי.

[הערת העורך: להלן הסקירות שלי של יישומי החשבונית המובילים מבוססי אינטרנט.]

11. רבים למחצה בלוגרים Pro להרוויח כמה מאות (או אלף) דולר בחודש. הם משתמשים בגליונות אלקטרוניים של Excel ורוצים מערכת חשבונות איתנה יותר (אך עדיין סבירה). מה אתה ממליץ?

כפי שציינתי קודם, אני חושב שכל מערכת חשבונאית טובה יותר מגליונות אלקטרוניים או מעטפות. ישנן מספר חבילות תוכנה על השוק, אבל אני מרגיש כי מוצרים QuickBooks הם בכושר מושלם עבור בעל העסק הקטן.התוכניות נע בין הבסיסית ביותר למוצר שיכול להתמודד עם מיליון דולר עסקים שצריכים פונקציונליות יותר.

אחד הדברים הטובים ביותר על QuickBooks הוא המחיר. יש לי התייעץ עם לקוחות כי השקיעו אלפי דולרים על מוצרים שם גדול ולא היו חוויות חיוביות. QuickBooks הוא פתרון זול עבור עסקים קטנים, כי צריך לקום ולהפעלתו בתוך פרק זמן קצר ללא טרחה רבה. ככל שהזמן עובר והם outgrow התוכנית, הם יכולים לעבור על מוצר סוף גבוה יותר, אבל מתחיל אני חושב QuickBooks היא הדרך הטובה ביותר ללכת.

אני יודע שאני כנראה נשמע כמו איש מכירות QuickBooks, אבל יש לי עסק עם עסקים קטנים רבים מצאו את התוכניות לעבוד טוב מאוד עבורם.

שוב, זכור כי המפתח הוא לא באמת את התוכנה אתה משתמש, אבל אתה משתמש משהו כדי לארגן את הרשומות במקום אחד לתת לך את התמונה הטובה ביותר של העסק שלך בכל רגע נתון.

12. אתה יכול לתת לנו כמה דוגמאות של איך יזם מקוון יכול להשתמש QuickBooks להתארגן?

QuickBooks ניתן להשתמש בכל עסק, באינטרנט או לא. זה הכל עניין של הגדרת קובץ לעשות בדיוק מה שאתה צריך. ישנם יסודות של חשבונאות שצריכים להיות אחריו, אבל אחרי זה, הגיע הזמן לשחק ולעצב תוכנית כדי להתאים לצרכים הספציפיים שלך. כמה אפשרויות יהיה התאמה אישית של חשבוניות שמציעות את הכשרון האישי שלך או הגדרת קטגוריות שונות כדי לעקוב אחר חטיבות שונות של העסק שלך. ישנן דרכים רבות להשתמש QuickBooks מעבר ליסודות, זה פשוט לוקח קצת זמן לחשוב על עיצוב התוכנית כדי לקבל את המידע החשוב ביותר כדי לעזור לך לנהל את העסק שלך.

13. האם הגירסה המקוונת לחלוטין להחליף את התוכנה QuickBooks שולחן העבודה שלי? האם אצטרך לשדרג לגירסת שולחן עבודה במועד מאוחר יותר?

QuickBooks Online Plus אין קבוצה זהה של תכונות לזה של מוצרים אחרים QuickBooks שולחן העבודה. זה הכי טוב עבור עסקים מבוססי שירות שצריכים לגשת אל הספרים שלהם מרחוק ו / או לאפשר לאנשים מרובים לעבוד בו זמנית. חלק מהתכונות שלה הם ייחודיים בעוד רבים דומים או דומים מוצרים אחרים QuickBooks. אתה יכול לבדוק את התרשים עבור השוואה זה לצד זה של גירסאות מקוונות ושולחן העבודה של QuickBooks. מאז QuickBooks Online שונה מן הגירסאות שולחן העבודה, עדיף להחליט אם זה מתאים לך מההתחלה ולא לשנות את גירסת שולחן העבודה במועד מאוחר יותר.