ROI ו- ROO: מדידת ערך אירועים ופגישות

כשמדובר בתכנון וביצוע לוגיסטיקה של אירועים, מתכנני פגישות ואירועים יודעים בדרך כלל את תהליכי האירוע שלהם קרים. יחד עם זאת, רוב הארגונים כיום מכירים את הערך של בניית קשרים עם המרכיבים העיקריים שלהם באמצעות מגוון רחב של אירועים. זה דבר טוב למקצוע.

כמה מתכנני האירוע מרגיש תחושה של הקלה בשלב זה, סוף סוף להיות מוכר או לקדם ליותר תפקידים המבצעת על תרומותיהם.

אבל במקרים רבים, זה לא מספיק פשוט לתכנן ולבצע אירוע עסקי גדול. אירועים עסקיים נתפשים לעתים קרובות כהשקעה למטרה מסוימת, ומתכנני האירוע צריכים להבין כיצד למדוד את הערך של התוכניות שלהם.

מדידת האירוע עבור החזר על השקעה (ROI) או החזרה על יעדים (ROO) עשויה להיות שטח חדש עבור כמה מתכננים, אבל זה סוג של מאמץ זה יסייע להרחיב את מעורבותם ואת התרומה הכוללת לארגון, מסביר טוני לורנץ, לשעבר CMM, נשיא שיקגו מבוססי ProActive, Inc, חברה פרימן. ProActive היא סוכנות אסטרטגית ואירועים המתמקדת בשירותי שיווק חווייתיים. לורנץ הוא כיום מנכ"ל AlliedPRA.

-> ->

יסודות מדידת האירוע

רוב אנשי המקצוע של האירוע מזהים כי המדידה של התוכניות שלהם תשתנה מארגון לארגון. סיבה אחת לכך היא כי מודלים עסקיים שונים מאוד בין תאגידים, עמותות, עמותות ועוד.

אז מה הם כמה דרכים מתכנני האירוע צפויים למדידת האירועים שלהם?

אם עובד מקצועי עובד על הצד הכספי של הארגון, הוא עשוי להיות צפוי למדוד את האירוע על בסיס חיסכון כספי. לדוגמה, מהו החיסכון הכולל משא ומתן עבור חדרי מלון, מקום מפגש, קייטרינג, וכו '?

אם עובד מקצועי עובד בצד העסקי של הארגון, הוא עשוי להיות צפוי למדוד את האירוע על בסיס תרומת התוכנית לתוכנית העסקית הכוללת. לדוגמה, ארגון סמינר במסגרת השקת מוצר כוללת הכוללת יחידות עסקיות מרובות.

וכמעט כל מתכנני האירוע ייקח מבט ביקורתי על מה הלך טוב ומה יכול להשתפר בעתיד. האם האירוע הגיע במסגרת התקציב? האם הלקוח מרוצה מהתוצאה?

ובעוד כל גישה היא בהחלט צורה תקפה של מדידה, הם נוטים להתמקד רק על מדידות ברמה הטקטית ביותר. אנשי מקצוע האירוע צריך להיות מסתכל כדי ליצור דרכים להפוך את תרומות האירוע שלהם הרבה יותר אסטרטגי.

מדידת אירועים אסטרטגית

לורנץ מסביר שניתן לראות את ההחזר על ההשקעה בשני מישורים שונים: ברמת הארגון וברמת המשתתפים:

1. הארגון יכול להציג החזר ROI על ידי צבירה של כל העלויות והשוואתה לערך הנאמד על ידי הארגון.ואז קובע את היתרונות הכספיים של האירוע. ברמה ארגונית וברמת משתתפים.
2. ההחזר על ההשקעה ברמת המשתתף עשוי להימדד ברמה האישית ולהעריך את הערך על בסיס משתתף.

ProActive מייעץ ללקוחות לעקוב אחר תהליך יצירתי אסטרטגי כדי להשפיע על אירועים, ולורנץ ממליץ להתמקד במדידת עמדות. זה יעיל במיוחד עבור אירועים בקנה מידה גדול:

• דיסקברי. גילוי צריך להתרחש בשלב מוקדם של התהליך, כך מתכננים עשויים לכלול בעלי עניין מרכזיים כדי להגדיר בסופו של דבר תוכן הפגישה, רמקולים וכו 'מתכננים צריך לערב בעלי עניין מפתח שיכולים להגדיר מטרות אסטרטגיות הן הארגון המארח את האירוע ואת המשתתפים בפגישה. זה יכול להיות מושגת על ידי מבקש מהם להשלים קצר, שש עד שמונה שאלות פתוחות.
• סקר טרום אירועים. זהו הזמן שבו המפגש או מתכנן האירועים יכולים להגדיר כמה צעדים ניתנים לכימות עבור החזר ROI ו- ROO. סקר מדגם רחב של מזמינים כדי לזהות את הבעיות, החששות והצרכים שלהם ברמות מרובות. זה יעזור המתכנן להגדיר אמות מידה מדידה עבור המשתתפים הפגישה.
• Pre-Meeting Core-7 Baseline. צעד זה נותן למדוד את התפיסה הפסיכולוגית וההתנהגותית של משתתף הפגישה לגבי הפריטים שזוהו במהלך הגילוי.

1. דעות / תפיסות ("אני רוצה")
2. דעות / תפיסות ("אני מסכים")
3. רגשות / עמדות ("אני רוצה")
4. יכולות / מיומנויות ("אני יכול" )
5. כוונות / מחויבות ("אני")
6. התנהגויות ("אני עושה")
7. תוצאות עסקיות / משפיע - החזר השקעה ("אני מספק ערך")

• פגישה עיצוב. עם הבנה של מטרות בעלי העניין ותפיסות המשתתפים, המתכננים יכולים כעת להגדיר מטרות מפתח עבור הפגישה עצמה וכיצד הודעות אלה יוצגו. איזה סוג של מצגות? האם התוכנית צריכה לכלול סדנאות אינטראקטיביות? האם הרצפה tradeshow יהיה שימושי בחינוך המשתתפים? באילו כלים תשתמש כדי להעביר ולחזק את המסר שלך? מי צריך לשמש רמקולים?
• החזק את הפגישה או את האירוע.
• סקר / מבחן השוואת אירועים. לאחר האירוע, חשוב למדוד עד כמה התוכנית נמסרה על אותם מדדים שהוגדרו על סמך תוצאות הגילוי וסקר לפני האירוע. האם התוכנית גרמה לשינוי עמדות, תפיסות, אמונות וכו '? האם המשתתפים יפעלו על השינויים האלה?
• מעקב אחר ההשפעה העסקית. מדידה אסטרטגית דורשת התמקדות בהשפעה ארוכת הטווח על התנהגויות של משתתפי פגישה. זה גם זמן טוב כדי לקבוע את ההשפעה הפיננסית הלא פיננסיים של התוכנית.

הצעות לביצוע אופטימיזציה של תהליך המדידה של הפגישות

לורנץ מציעה שישה הנחיות שיעזרו למתכנני הפגישה לשפר את החזרתם לאירועים:

1. החל תהליך לפני הפגישה / לפני הפגישה.
2. למדוד מידות פסיכולוגיות, התנהגותיות ופיננסיות.
3. השתמש במדידת החזר ROI עבור פגישות גדולות וחשובות
4. למדוד ולעקוב אחר תוצאות משנה לשנה.
5. קבע סטנדרטים מקצועיים ומיומנויות צוות.
6. שיפור לאורך זמן

הצעות למדידת אירועים קטנים יותר

כדי להיות בטוח, תוכנית מדידה רשמית עבור תוכנית בודדת יהיה שימושי עבור אירועים גדולים, יקר. אבל מה עם שאר האירועים העסקיים המתוכננים לאורך השנה - האם ניתן ליישם מדידות אירועים למאות אירועים קטנים יותר המתוכננים לאורך השנה?

כמובן.

לורנץ מציע שארגונים מזהים חמישה או שישה שאלות שהן קריטיות לארגון. לאחר מכן, למדוד את האירועים השונים כדי לקבוע אם סדרה של אירועים עשה פסיכולוגי, התנהגותי או כספי השפעה.

צובר את התוצאות. לדוגמה, אם הארגון מחזיק 30 אירועים דומים במהלך השנה בשווקים שונים עם מדדים דומים, זה בהחלט יכול לספק אמצעים איכותיים וכמותיים.

"לבודד את ההצלחה ולבנות אמצעים משם", מייעצת לורנץ.

בעלי עניין מרכזיים בארגון יקבלו את המסקנה הסופית באיזו מידה המעורבים באירוע או בסדרה של אירועים יקבעו את כמות האשראי שיש לתת לאלה שעזרו לתכנן את האירועים.