8 טיפים לחיסכון בכסף עבור מתכנני אירועים עסקיים

אירועים עסקיים הם כיף לתכנן, סיעור מוחות רעיונות ומקומות מביא רמה של יצירתיות כי רבים מתכנני האירוע העסקי ליהנות. למרבה הצער, רעיונות אלה יכולים להפסיק מת על מסלולים שלהם פעם אחת את מספרי התקציב לגלגל ואת מימוש קובע כי תקציב האירוע שלך אינו עומד בחזון של האירוע.

יצירתיות לא מפסיקה עם תהליך תכנון האירוע, עם זאת. כמו כן יש צורך לתכנן אירוע מוצלח על תקציב מוגבל.

הנה כמה טיפים לחיסכון בכסף עבור מתכנני אירוע החברה:

1. דע את התקציב שלך

לפני שתתחיל לתכנן את האירוע העסקי שלך, לקבוע את התקציב שלך. אין טעם לבזבז את הזמן שלך להרכיב רעיונות ומקומות פוטנציאליים שאתה לא יכול להרשות לעצמך. פירוט עלויות שהוקצו עבור:

-> ->

• קייטרינג
• בידור
• מיקום
• דוברי אורח
• קישוטים
• מקרים אחרים

לדעת את זה לפני שתתחיל בתכנון יעזור לך להישאר בגבולות שלך.

2. אל תשכח את פריטי התקציב הבאים

בעת תכנון אירוע ארגוני, הקפד לכלול את העלויות עבור הפריטים הבאים:

• הדפסה עבור דפי מידע, מצגות
• עלויות עבור שילוט וכרזות
• עלויות שיווק וקידום מכירות < שירותי רישום באתר

3. קבל את התקציב שלך

האם יש טעם שמפניה על תקציב בירה? אל ייאוש. שמור על עצמך את התסכול של מנסה לתכנן אירוע תקציב גדול עם תקציב אירוע קטן. קבל את התקציב שיש לך. במקום לקבל מתוסכל מחוסר משאבים, יצירתי.

ישנן דרכים רבות עבור מתכנני אירוע החברה לתכנן אירועים מוצלחים, בלתי נשכח עם קרנות מוגבלות.

4. להיות גמיש כאשר משא ומתן מקום שלך

אם אפשר, להיות גמישים בעת משא ומתן עם מקום. חשוב על כמה תאריכים פוטנציאליים עבור האירוע העסקי שלך ולברר אם למלון יש פתחים במהלך פרק זמן זה.

מלונות מציעים לעתים קרובות תמחור מוזל כדי למלא את הפתיחה סביב תאריך היעד שלך ואתה יכול לנהל משא ומתן על תעריפים טובים יותר אם אתה יכול לעקוף את שיא הביקוש שלהם פעמים.

בנוסף, אם ישנם מספר מקומות באזור המתאימים לדרישות שלך, השתמש בזה לטובתך. כאשר מתחרים על העסק של החברה שלך, המקומות עשויים לשאת ולתת על מחיר וכן להחרים מתקנים אחרים באזור כדי לזכות בעסק שלך.

5. הימנע ארוחות לשבת למטה

אם אתה משרת מזון באירוע הארגונית שלך, זה הרבה יותר חסכוני לשרת בסגנון מזנון לעומת ארוחה לשבת. מזנונים לא רק לחסל את עלות המלצרים שירות השולחן, אבל אתה יכול גם להפחית את הכסף שהוצא על האוכל עצמו.

אם אתה רוצה שאנשים יתערבבו ויפגוש אחד את השני, אז שקול להגיש מזון אצבע ולהפחית את כמות מקום ישיבה ואכילה.כאשר האורחים עומדים ויש להם צלחות קטנות, הם אוכלים פחות ומבלים יותר זמן עוסקים בשיחה.

ברים פתוחים מלא יכול לקחת ביס מתוך תקציב האירוע שלך, אז שקול להגביל את הבר בירה, יין, סודה, ומיץ.

6. ספר אורחים רמקולים מוקדם

כמו כרטיסי טיסה וחדרי מלון, דמי הדובר נוטים לטפס קרוב יותר להגיע האירוסין. ספר מוקדם כדי לקבל את המחיר הטוב ביותר.

לעשות קצת מחקר ולראות אם יש הרצאה אורח מתאים מי יהיה כבר באזור שלך באותו זמן. הם עשויים להציע שיעור מופחת ואתה יכול לחסוך על עלויות ההוצאות לינה.

7. שקול להשתמש נותני חסות

בעולם של היום, ישנם נותני חסות בכל מקום, מן זירות ואולמות קונצרטים לאירועי ספורט עצמם. שקול להשתמש ספונסרים כדי לעזור לקזז את העלויות של האירוע שלך. חברות הקשורות באופן הדוק עם העסק שלך או בתעשייה עשויים לקדם את ההזדמנות לקדם את שמם לקהל שלך. ודא שהוא מתאים עם החברה שלך ואת הלקוחות על האירוע העסקי שלך, ולחקור מה הם יציעו בתמורה לחשיפה.

8. להיות שקול במעקב אחר ההוצאות שלך

בתכנון אירוע החברה, סביר להניח שיש לך צוות של כמה אנשים שיש להם אחריות על משימות בודדות.

לפקוח עין על כל האנשים האלה לגבי ההוצאות שלהם. לתקשר בבירור את ההנחיות התקציב שלך להיות חרוץ מעקב הוצאות. בקשו דיווח שוטף על כל רכישות שבוצעו וקבעו קווים מנחים שעליהם יש לאשר את ההוצאות על ידכם לפני ביצועם. זהו תחום אחד של תכנון האירוע הארגוני שבו שליטה היא קריטית לשמירה על ההוצאות שלך בתקציב האירוע שלך.