10 הרגלים של מנהלי פרויקטים מוצלחים

למה כמה מנהלי פרויקטים תמיד נראה להביא את הפרויקטים שלהם על הזמן, על התקציב ועם לקוחות מרוצים ואחרים … טוב … לא?

שמעת על ספרו של סטיבן Covey, 7 ההרגלים של אנשים יעילים ביותר . היום בואו נסתכל על 10 הרגלים כי מנהלי פרוייקט מוצלח מאוד לשתף.

ראיתי את ההרגלים האלה מוזכרים שוב ושוב בהערכות ביצועים ובסקירות של סוף הפרויקט, שבהן הלקוח, הצוות או החונך מציעים משוב למנהל הפרויקט.

אתה לא צריך 10 שנות ניסיון כדי לספק בהצלחה בכל פעם. על ידי שינוי הרגלי שלך צחצוח מיומנויות שלך אתה יכול לשפר באופן דרסטי את הסיכויים של הפרויקט שלך להיות הצלחה (ולתת לעצמך פחות זמן מלחיץ גם בעבודה).

ובשום סדר מיוחד (מלבד מספר 10) בואו נתחיל!

1. שימוש בצוות הנכון

מנהלי הפרויקטים היעילים והמצליחים ביותר יודעים את היכולות של חברי הצוות שלהם. זה אומר שהם יכולים להקצות את העבודה הנכונה לאנשים הנכונים.

שימוש במשאב הלא נכון במשימה עלול להוביל להמשך זמן רב יותר או להיעשות בצורה גרועה. זה באמת עוזר לדעת את נקודות החוזק והחולשות של אנשים עובדים איתך, כך שאתה יכול להקצות להם משימות הפרויקט.

גלה כיצד ניהול המשאבים יכול לחסוך לך זמן גם כן.

2. ניהול פרויקט בעיות

כל הפרויקטים להכות בעיות מעת לעת. מנהלי פרויקטים מוצלחים לא נותנים לזה לדאוג להם.

הם יודעים את התהליכים לניהול בעיות וגם איך להתמודד בצורה הטובה ביותר עם הבעיות כפי שהם מתעוררים.

גם אתה יכול לעשות את זה. ברגע שאתה יודע איך להעריך בעיה בפרויקט תמצא כי ניהול הבעיה הופך להיות הרגל קל לשלב לתוך שגרת השבועי שלך. שים קצת זמן בצד כדי לעבור את הבעיה בעיה בכל שבוע ואתה בקרוב למצוא כי זה עבודה קלה להישאר על העליונה של ניהול בעיות.

3. התמודדות עם שינויים

פרויקטים נועדו לשנות דברים אבל זה סוג של שינוי קורה לאנשים אחרים! קשה יותר לנהל שינוי שמכוון ישירות לצוות הפרויקט, מה שמפריע ללוח הזמנים המפורט של הפרויקט וליצירת עבודה חדשה וערמה שלמה של עדכוני תיעוד.

למנהלי פרויקטים מוצלחים יש תהליך ניהול השינוי שהם עוקבים אחריו. בעקבות הצעדים המוגדרים מקל על הפיכת כל פעולה להרגל כי זה מובנה וחוזר על עצמו.

תהליך ניהול השינוי נראה כך:

• קבל מידע על השינוי
• להעריך את השינוי
• לקבוע כמה עבודה זה יהיה לעשות את השינוי
• להכין המלצה על אם זה שווה הולך קדימה.

אז אתה מקבל החלטה מן החסות שלך על אם אתה צריך לשלב את השינוי או לא.

הערה: אתה יכול לאשר כמה שינויים קטנים בעצמך כל עוד הם בתוך רמות סמכות שלך סמכות.

מנהלי פרויקטים מצליחים יודעים שהתמודדות עם שינויים היא חלק מהתפקיד ויש להם תוכנית לטפל בהם וכאשר הם מתעוררים.

4. ניהול עלויות הפרויקט

סביר מאוד כי הפרויקט שלך הולך לעלות עלויות, גם אם אין לך שליטה מלאה על מחרוזות הארנק עצמך. היכולת לנהל את האלמנטים הפיננסיים בשליטה שלך צריך להיות הרגל כי אם אתה לא להתקרב אליו באופן שגרתי ואתה תמצא את העבודה הופך כל כך ענק זה בלתי אפשרי לעשות טוב.

מנהלי פרויקטים נהדרים להישאר על גבי ההוצאות עם מערכות תיוק כי לעבוד עבור חשבוניות, ציטוטים ואומדנים. קבל את הרגל של שימוש בתוכנת התקצוב שלך (גם אם זה רק גיליון אלקטרוני).

אתה לא יכול לנהל את עלויות הפרויקט שלך עד שיש לך תוכנית של מה שאתה הולך להוציא. קרא את זה על איך ליצור תקציב הפרויקט, כך שתוכל להתחיל.

5. Teambuilding

צוות הפרויקט סביר להניח שלא יעבוד בשבילך אז למה teambuilding חלק מההרגלים של מנהלי פרויקטים מוצלחים?

זה בגלל שאתה צריך אותם לעבוד ביעילות יחד ואתה צריך את האנשים המעורבים בפרויקט להגיע במהירות לנקודה שבה הם סומכים על זה. אתה מקבל את זה באמצעות בניית הצוות.

היזהר במצבים שבהם הצוות שלך מתפרק. התנהגות בריונות, בפרט, אינה מקובלת.

גלה מה מנהלי הפרויקטים יכולים לעשות על בריונות.

6. הבנת תהליכים

המנהג השישי של מנהלי פרויקטים מצליחים מאוד הוא שהם מבינים את התהליכים הקיימים בתחום השליטה שלהם.

כלומר, הם יודעים מה צריך להיות נהלים העבודה. הם לא לבזבז זמן מנסה להבין איך לכתוב מקרה עסקי כי הם יודעים שיש הליך זה והם יכולים בצע את השלבים.

אחרי שאמרתי את זה, מנהלי הפרויקטים המוצלחים ביותר הם לא עבד. הם יודעים מתי הדבר הנכון לעשות הוא לעקוב אחר התהליך. הם יודעים מתי עדיף לצבוט אותו מעט כדי להפוך את המשימות הכוללת קל יותר לכולם. דוגמה לכך היא להסיר את הביורוקרטיה מפרויקט קטן על ידי התאמת התהליכים בהתאם.

7. מעדכן את לוח הזמנים

לוחות הזמנים של הפרויקט לא צריך להשאיר את המקרה ואת מנהלי הפרויקט המצליחים ביותר יהפכו את זה הרגל כדי לבדוק באופן קבוע את לוחות הזמנים של דיוק לעדכן אותם.

יש הרבה דרכים לעקוב אחר התקדמות הפרויקט שלך אבל הדבר החשוב ביותר הוא שאתה עושה את זה! אם אתה נאבק לעשות את ההרגל שלך אז ספר פגישה קצרה ביומן שלך עם עצמך ואת לוח הזמנים שלך פעם בשבוע. השתמש באותו זמן בכל שבוע ולקחת 30 דקות כדי לסקור היכן אתה נמצא ואיפה אתה צריך להיות. בצע את התיקונים הדרושים, לספר לצוות ולהמשיך עם הפרויקט.

הערה: אם השינויים בלוח הזמנים שלך משפיעים על תאריך הסיום של הפרויקט או בתאריך האספקה ​​עבור אבני דרך עיקריות, פנה אל נותן החסות שלך.אתה לא צריך לשנות את יסודות התוכנית הבסיסית שלך בלי לעבור תהליך אישור רשמי.

8. ניהול סיכון הפרויקט

לדעת מה לכלול ברישום הסיכון שלך הוא דבר אחד, אבל בדרך כלל סקירת אותו ולפעול על הסיכונים שהועלו הוא משהו אחר.

זה לא מספיק כדי להשתמש בתחילת הפרויקט שלך לזהות סיכונים ואז לא לחשוב עליהם שוב. ניהול סיכונים צריך להיות חלק הרגלי הפרויקט שלך כי בלי זה תמצא כי סיכונים הופכים לבעיות וליצור בעיות בשבילך.

זהו אזור נוסף שבו תהליכים סטנדרטיים והזמנת חריץ רגיל לבדיקת סיכונים יכולים לעזור. ניתן לכלול אותו כחלק מפגישות הצוות שלך. תעשו את זה הרגל לבדוק את הסיכונים שלך עם הצוות, לסגור את כל זה כבר לא איום ולתכנן פעולות עבור אלה שאתה רוצה להקטין.

9. זמן מעקב

מנהלי פרויקטים יודעים הרבה על ניהול זמן הפרויקט, אבל זה נוטה להיות בתחום של תזמון ותכנון. מה אנחנו מדברים כאן הוא זמן מעקב על בסיס קבוע יותר, יומי. אנחנו מדברים על גליונות זמנים.

צוותי הפרויקט לעיתים קרובות אינם מעוניינים להשתמש בגליונות זמנים אם הם לא עשו זאת קודם לכן. ניהול פרויקטים רבים כלי תוכנה יש זמן מעקב הטמון המוצר. זה יכול להקל על הצגת המעבר למעקב זמן כצוות.

אם אתה עוקב אחר הזמן של הצוות שלך (מומלץ) חשוב שתדע היכן הזמן שלך הולך ביום. אתה צריך לעשות את זה הרגל לשמור על פתק של איך אתה מבלה את הזמן שלך. זה יעזור לך להבין אם אתה מבלה זמן על משימות הפרויקט בראש סדר העדיפויות. אתה עשוי לחשוב שאתה, אבל אתה באמת? גליונות זמנים או זמן הקלטה של ​​טופס כלשהו יעזור, גם אם זה רק יומן לשעה על פנקס רשימות.

10. מתן שינוי עסקי

לבסוף, ההרגל שעושה את מנהלי הפרויקטים המוצלחים ביותר הוא יכולתם להשוות בין תפוקות הפרויקט לתוצאות העסקיות. הפרויקט שלך נועד להשיג משהו מדהים עבור החברה, ואתה עשית את זה. גדול.

אבל אם משתמשים לא משתמשים במוצר שלך או את התוכנה במהירות נופל או לקוחות אינם נדהמים כמו שאתה … אז הפרויקט שלך היה בזבוז זמן.

צוותי הפרויקט המצליחים ביותר לוודא כי הם יודעים מה התוצאות העסקיות הם שואפים. הם בונים פתרון המספק את העסק לשנות באופן בר קיימא. מה שהם מספקים כאשר הפרויקט מסתיים בשימוש מלא ואימצו לחלוטין על ידי הלקוח. זה הצלחה כי זה נבנה כדי להיות הצלחה מההתחלה.

-> ->

הבנת היעדים העסקיים היא קריטריון מפתח לכל מנהל פרויקט שרוצה להשפיע על הלקוחות ועל בעלי העניין. אם אתה יכול להראות שיש לך משהו מועיל, אז זה קל להדגים את ההשפעה שיש לך ואת הערך שאתה מביא לחברה.

לעשות את זה הרגל לשאול את בעלי העניין מה הערך העסקי הם מצפים וכיצד הם רוצים להשתמש בכל מה שהפרויקט שלך הוא מספק עבורם.לדבר איתם על איך הם מגדירים הצלחה. אתה יכול לבנות את זה לתוך תהליך הדיר בתחילת כל פרויקט.

כמה הרגלים להצלחה האם יש לך?

לאחר קריאת הרשימה, כמה הרגלים אלה יש לך כבר? יש כנראה דברים כאן, כי אתה עושה היום ואחרים שאתה יודע שאתה צריך לעשות יותר מאמץ לעשות באופן קבוע. החדשות הטובות הן כי יצירת הרגל חדש הוא קל יחסית אם אתה מחויב לעשות את זה. בקרוב הדברים האלה יהיו הטבע השני ואתה תהיה גם על הדרך להיות אחד המנהלים הפרויקט המצליח ביותר בחברה שלך.

איזה מהם אתה הולך להתחיל לעבוד על ולבנות לתוך שגרת השבועי שלך?

קריאה נוספת

אני ממליץ לקרוא את כוחו של ההרגל על ידי צ 'ארלס Duhig.