להימנע איחור עמלות ותשלומי הריבית של מועדים חשבוניות חסרים.

הוצאות עסקיות להפעיל את מכלול מן הנדרש כדי מקריים אבל אחד מתסכל שטח של הוצאות בלתי צפויות הוא מאוחר דמי ריבית מיותרת. אם אי פעם אי פעם לשלם חשבון חברה בזמן, יש לך סביר נתקל אחד מאותם עלויות בלתי נמנע, הרבה למגינתך. התסכול גדל פי עשרה כאשר מנהל החשבונות המקצועי שהוקצה לנהל את החשבונות שלך לתשלום החסרים בשל תאריכים, מה שגרם עלויות מפתיע אתה צפוי להימנע, כי אתה מעסיק אדם ייעודי כדי לטפל בבעיות אלה.

עם זאת, אם אתה מעבד את החשבונות שלך לתשלום ("AP") בעצמך ולהיאבק כדי לעמוד בלוחות זמנים או שיש קשיים בניהול מנהל החשבונות שלך והם צופה עמלות נערמים, יש כמה דברים שאתה יכול לעשות על מנת להבטיח את תהליכי הנהלת חשבונות הם מיושרים מקל על תאריכי היעד לעמוד במועדי.

1. בדוק את התהליכים החשבונאיים הנוכחיים שלך כדי לחשוף את החסרונות

אם אתה כבר הקורבן של דמי תשלום מאוחר מאוחרת וריבית שנצברה, אתה צריך להתחיל על ידי בחינת כל שלב של חשבונות שלך לתשלום חשבונות וניהול תהליכים. מאופן קבלת החשבוניות הנכנסות למחזורי הביקורת, האישור וההנפקה לתיעוד התשלומים והגשת החשבוניות ששולמו; כל צעד צריך להיבדק על דיוק ויעילות.

הדגש היכן חשבוניות נתקעות בזרימת העבודה, מזהה עבריינים פוטנציאליים (i, זמן עיבוד איטי של דואר, תקופות ביקורת תקופתיות נדירות, היעדר אישורים) והתאם את כתובת הבעיות הגדולות ביותר.

אם יש מספר אנשים המעורבים בתהליך העבודה של AP, קבל את כולם להשתתף בקביעת התהליך כדי להבטיח שקיפות מלאה ואחריות. אתה עשוי לחשוב כי הדואר נפתח היום הוא התקבל, רק כדי לגלות כי הוא נערך במשך שבוע לפני מנותב למחלקת הנהלת חשבונות.

2. קביעת נהלי הנהלת חשבונות, תהליכים וציפיות <לפני שתחפש פתרון שיפוץ, התחל על ידי כללים וציפיות שנוצרו כדי להנחות משימות ופונקציות עתידיות בחשבונות לתשלום. אולי זה כולל פעמים תפנית מקסימלית, תהליך אישור שלב אחר שלב או ציפייה כי כל החשבוניות משולמות 3 ימים לפני תאריך היעד. התהליכים צריכים להיות בקנה אחד עם המטרות של החברה שלך ואת היכולות שנקבעו והסכימו על ידי כל הצדדים כדי להבטיח רכישת החברה כולה.

3. יצירת משימות תזכורות ב-עבור אל לוח שנה ותוכנית ניהול המשימות

הדרך המהירה ביותר לכלול פונקציות עבודה אוטומטיות לתהליכי החשבונאות שלך היא להישען על המשימה הנוכחית שלך תוכנית ניהול לוח שנה כדי להתאים את המשימות שלך. לאחר שתקים את הציפיות שלך לתהליכי החשבונאות המשופרים שלך, תוכל לשבור אותם למשימות בודדות כדי להשלים.מהקלטת חשבוניות חדשות להעברה למאשר במחזור הסקירה, יש ליצור כל משימה ספציפית כתזכורת חוזרת ביומן ובתוכנית המשימות. מי אחראי על ביצוע משימה מסוימת צריך אותם להגדיר את התדר המתאים כדי להבטיח על הגשמת זמן.

שימוש בגישה מבוססת משימה לתשלום ולניהול חשבונות יעזור לשמור על זרימות עבודה פשוטות וקלות לביצוע. ניתן לשתף בקלות משימות, להעביר אותן ולבדוק אותן כדי להבטיח עמידה בתהליכים ובנהלים המוצעים. כל חשבונית תבצע את אותו תהליך, סטנדרטיזציה של צעדים ומאפשר שליטה רבה יותר פיקוח על ידי מנהלי החברה ובעלי. אתה יכול בקלות לבדוק את המשימות בתוכנית (ולא את זיכרון מנהל החשבונות שלך) כדי לראות אילו משימות מסומנות מלאה או יוצאת מן הכלל.

4. ליישם תוכנית אוטומטית ביל ניהול זרימת עבודה

הפתרון האופטימלי עבור הימנעות תשלומים מאוחר, עמלות וריבית היא ליישם תוכנית משולבת ביל ניהול אשר יהיה להפוך זרימות עבודה, לסנכרן עם תוכניות חשבונאית להבטיח את החשיפה המקסימלית לאורך כל התהליך. מפרופילים שונים של משתמשים להודעות דוא"ל אוטומטיות ואישורים לנייד, שילוב תוכנית לניהול חשבונות בתהליך העבודה שלך יחבר את כל הנקודות כדי להבטיח משימות וחשבונות לתשלום חשבונות לעולם לא יתעלמו מהם שוב.

לא בטוח היכן להתחיל? זה יכול להיראות קצת מכריע בהתחלה. התחל עם הצעד הפשוט ביותר מן התהליכים הנוכחיים שלך לבנות לאט. אתה לא צריך לעבור מ פוסט שלה למערכת אוטומטית לחלוטין בן לילה.